אתר מרכזי בארה”ב בתחום ניהול הנכסים ערך סקר בין מנהלי נכסים מובילים כדי לברר איך צריך לעבוד נכון עם שוכרים?   הם חקרו לעומק 25 מנהלי נכסים – והעלו על הכתב את הדרך בה הם פועלים ואת עצותיהם/טיפים לבעלי נכסים.  אנשים הם אנשים בכל העולם – ומנסיון שלנו –כך צריך להתייחס לקהל השוכרים  וגם אנו ב”ברכת הבית” נוהגים כך עם השוכרים שלנו. חלק מהתגובות מתייחסים לבעלי מספר רב של דירות או המנהלים בניין שלם המכיל מספר משפחות/יח’ דיור.

רוב התגובות של מנהלי הנכסים היו סביב מהירות התגובה וסבר פנים יפות.  להלן פירוט המשוב:

חיוך

הקפידו לחייך אל הדיירים ולהכיר את שמותיהם.  ככל שתהיה יותר נחמד אליהם, תכיר אותם – הם יראו בך אדם ולא “משרד”.  כשיהיה להם על מה לדווח זה יהיה באופן הרבה יותר ידידותי.  אופן הטיפול יהיה נח ופשוט.
וודא שהם יודעים כי אכפת לך מהבעיות שלהם, גם אם הבעיות שלהם לא עומדות בראש סדר העדיפויות שלך.  להם זה תמיד חשוב.
תתאמץ להיות נחמד גם אם השוכרים לא.  זה לא קל – אך זה בהחלט עשוי להקל על המצב אם אתה רגוע וקר רוח, בעוד השוכר צועק ועצבני.  חשוב לא להסלים מצב קיצון.  אם זו בעיה שאינך יכול להתמודד אתה, העבר אותה למישהוא אחר.

וכמו בתמונה בכותרת: Always be nice until it is time not to be nice

תשובה מיידית

שים לב לדוא”ל שלך והגיב במהירות.  תן לשוכרים את מספר הטלפון האישי שלך.  גם אם לא ישתמשו בו, הידיעה שאתה זמין עבורם בקרה של בעיה קיצונית עושה רושם חיובי מאוד.
בחר ערוץ תקשורת זמין ונח (דוא”ל, סמס) עודד את הדיירים להשתמש בו ותוכל להגיב לדיירים במהירות.

תקשיב בסבלנות

הדיירים רוצים שתקשיב להם.  תקפיד על כך גם אם דבריהם נשמעים לך מבולבלים ולא הגיוניים. קודם כל תקשיב להם עד הסוף.  תן להם את ההרגשה שהבנת מה מציק להם ואתה בדרך לעזור להם לפתור את הבעיה.
אחרי שהקשבת ונתת להם לומר את כל אשר על ליבם – תחזור על הדברים כמו שאתה מבין אותם ונסו להגיע ביחד לעמק השווה.
ההקשבה וההכלה לעתים קרובות חשובים מהפיתרון (שלא תמיד אפשרי).

מספר ערוצי תקשורת

תוודא שהדיירים יודעים שהם יכולים להשיג אותך מתי שהם רוצים.  אם זה קשה, או בלתי אפשרי, אפילו מעצבן, יידע אותם על איש צוות אחר, או מישהוא אחר שעשוי לתת מענה.
כמה ממנהלי הנכסים שהשתתפו בסקר אמרו שהם נותנים את מספר הטלפון הנייד האישי שלהם, ומאפשרים להגיע למשרד בכל עת.  אם הזמינות היתרה לא נראית לך כבעל נכס, תבחר ערוץ תקשורת אחר.  בין אם זה באמצעות דוא”ל, הודעת טקסט, צ’אט, כרצונך.  ובלבד שיהיה ערוץ אחד פתוח אליך בכל עת.  365/24/7

מערכת דוא”ל

מנהלי נכסים רבים ציינו לשבח את השימוש במערכת דוא”ל.  אם יש בעיה כללית – מפיצים הודעה בבת אחת לכולם.  באופן מיידי כל השוכרים מודעים לנושא העומד על הפרק וחוסך פניות זהות.  למשל, אם בבניין, או אזור צפויה הפסקת מים או חשמל – הודעה מראש לכל השוכרים היא הדבר הנכון לעשות. תן לדיירים  עדכונים קצרים באמצעות מערכת דוא”ל ואז הם מרגישים בעניינים ומעודכנים

זה לא רק עסקים

בית של אנשים זה לא רק “ביזנס”.  עבור השוכרים זה הבית. שם הם רוצים וצריכים להרגיש הכי בטוח בעולם.  על הבעלים או מנהל הנכס לתת להם את ההרגשה הזאת.  תקשורת אישית וקשר שהוא מעבר ל”עיסקי” יעזור לדיירים להרגיש הרבה יותר נח איתך ועם העובדים שלך.

טיפים נוספים

והנה עוד כמה טיפים שלא התאימו לקטגוריות הראשיות – תן לדיירים להרגיש מוערכים ושווים בעת השיחה איתך.

• היה מהיר בתגובתך, גם אם אינך יכול להיות מהיר כפי שהם היו רוצים. עשה כמיטב יכולתך!
• נהל לוח זמנים לסקירה שגרתית של הנכסים.
• הקפד על תחזוקה מונעת. אל תחכה לבעיות. צפה אותן בטרם הן קורות.
• תכבד כל שוכר.

אהבתם? שתפו את המאמר עם חברים ומכרים. רוצים לקבל ממני עוד הרבה טיפים מועילים, עצות טובות והדרכה מעשית לטיפול נכון ורווחי בנכסים מניבים? הקליקו עכשיו על הקישור והורידו את “תשואה ללא הפתעה”, מדריך בזק שייתן לכם כלים מעשיים לבדיקת היכולת הכלכלית והמעמד המשפטי של שוכרים פוטנציאליים – במתנה ממני ולגמרי בחינם.